Preamble:

The Frankfurt School of Finance & Management (FS) gGmbH has decided in the course of the change process of  the digital age, Frankfurt School Finance & Management (FS) gmbH has decided to invest in innovative forms of workplace and utilization concepts.

1. Subject matter and scope

(1) This policy regulates the requirements and working conditions for work at flexibly used workplaces; this applies in particular to the effects on work organisation and

work activity.

(2) The policy applies to all who are employed in the areas or departments of FS listed in Annex 1 and who, in principle, perform a permanent activity.

and who, as a matter of principle, perform a permanent activity in the office. All other

company guidelines, policies and works agreements shall remain valid in their current version and shall only be supplemented by this Policy.

(3) For readability, the female and various forms are not used (in German). The terms "employee", "staff member" and the like include the masculine, feminine and miscellaneous forms, as well as the diverse form.
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2. Definition of terms

(1) Shared Desk is the concept that individual workplaces are used by several employees.

(2) Shared Desk does not affect the place of employment. In this respect, employment contracts and agreements and regulations under collective bargaining law shall remain unaffected.
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3. Establishment of a Shared Desk

(1) Employees shall be assigned a fixed number of workstation-related storage facilities. These shall be designed in such a way so that they can store service laptops and other IT equipment.

(2) These storage facilities may also be occupied for a longer period of time in order to store the employee's personal items (locker). The number of lockers shall be based on the needs of the employees and shall be provided accordingly by the employer.

(3) The ratio of employees to workstations is 3:2, which means that for approximately 100

employees, around 65 workstations are available for use on site in the FS.

(4) The newly established shared desks will be subjected to a risk assessment in accordance with 5 ArbSchG within the first 3 months after this policy comes into force.

(5) The shared desks shall be equipped with two 19" flat screens, which shall remain at the workstation. The workstations shall be equipped with a work surface of at least 160 x 80 cm - also available are workstations with height-adjustable desks between 70 cm and 110 cm. Employees with medical needs have priority access. The office chair is suitable and approved for long-term office activity.

(6) Individual equipment is also available to employees: Notebook, bags, external keyboard and mouse, and a headset.

(7) The employer will ensure that all shared desks are accessible and can be used by all employees with disabilities.
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4. Use of a shared desk

(1) Employees within the scope of this POLICY / Guideline are no longer entitled to a fixed

permanently unchangeable workstation at the company's disposal. The employees may

alternatively work outside the premises of FS within the framework of the currently valid version of the Company Agreement on Mobile Working.

(2) If the employee wishes - or is to work at the company, he/she can use the Shared Desk Booking software in good time to book and reserve a company workstation. To do this, the employee searches for the available capacities, he/she  shall select the optimum workstation for their work.

(3) If a shared desk is not available to the employee at the company for the desired time, the employee's instruction to work in the company can only be given for the duration of meetings or similar. If no Shared Desk is available, it must first be checked whether virtual participation in the meeting is possible as an alternative.

(4) The booking of shared desks is possible via the software for periodic periods of 1 week in advance.
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5. Leaving a Workplace (Clean Desk)

(1) No later than the evening of a workday, the use of a specific workstation shall be released for use again by the employees and the supervisors

(2) Insofar as the employee has booked a workstation via the Shared Desk Booking

they must also log out of the system again when they  finish their work. Also then, if the

workstation is left earlier than booked, early deregistration in the software is also required so that the workstation is available to other employees.

(3) At the end of the booked working time, at the latest at the end of the working day, all items brought by the employee, regardless of whether they are personal or not, must be removed.

(4) The desk must be left clean and tidy by the employee after it has been released to other employees. Furthermore, the desk work area shall be cleaned regularly by the cleaning company and disinfected if necessary for pandemic reasons.

(5) In order to protect information relevant to the company, each employee shall comply with the Information Security Guideline in its current version. In particular, the Rules of Conduct at

mobile workplaces (Annex 10) and the Physical Security Guideline (Annex 14) are essential in the context of being observed and complied with by the employee in the context of Shared Desk.

(6) The employee undertakes to inform the manager immediately if tools required to implement this policy (e.g. lockable containers, document shredders, keys) are not available or are not in working order. In this case, documents are to be stored until the necessary resources are available, be handed over to the manager, be carried by the employee in compliance with the FS Information Security Guideline or otherwise stored in such a way that they cannot be that they are not accessible to unauthorized persons. The employee is only obliged to comply with the requirements only insofar as the requirements for compliance with the guidelines are met.
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6. Software Shared Desk Booking

(1) The booking of Shared Desk is exclusively possible via the Shared Desk Booking software. The use of this software is subject to the FS-Rahmen-BV (German) IT in its currently valid version.

(2) For operational reasons relating to the organisation of work, personal and personal-related data is absolutely necessary for the booking system.  Such data shall be used exclusively for the system and the booking process as such, for example, they shall not be used for the purpose of measuring performance measurement, performance appraisal, and performance and behavioral control. Personnel measures may not be based on such data.
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7. Evaluation and further development

(1) Every employee is invited to submit timely and comprehensive suggestions and proposals for improvement to the Shared Desk to the project management. The project management is responsible for the project.

(2) In order to evaluate the practical implementation of the Shared Desk and clean desk, the employees will be surveyed anonymously by the employer no later than 3 months after this policy comes into effect. The Worker’s Council questionnaire and the results of it shall be shared with the Worker’s Council and the employees.

(3) In order to ensure further development in line with requirements, the employer shall at least annually conduct surveys on satisfaction with Shared Desk. This can also be done as part of the regular employee survey.

(4) Any adjustments to the policy/guideline will be made in accordance with practical requirements in coordination with the Works Council.

(5) If the employee's suggestions do not lead to desired changes and if the employee feels that the employee does not feel optimally supported and promoted in his or her work by Shared Desk, he or she shall have the right to lodge a complaint with the Worker’s Council. If the Worker’s Council considers the complaint to be legitimate, the Worker’s Council will endeavor to find a mutually agreeable remedy.
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8. Monitoring during the pilot phase

(1) With the start of the pilot, a monitoring process is initiated that is the responsibility of the steering group consisting of at least 3 representatives (project management, HR, BR) and in close coordination with the project management. This is independent of the planned employee survey after three months.

(2) An anonymized "usage behavior" survey is conducted fortnightly using the corresponding software functionalities of the Shared Desk application, an anonymised "usage behavior" is observed. This ensures a factual reflection of the software usage and employee acceptance of the new working environment.

(3) The aim is to achieve timely optimisation, where necessary, within the pilot phase.
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9. Final Provisions

(1) This policy comes into force on 01.09.2022.

(2) The employee is obligated to comply with this policy within the framework of the employer's right to issue instructions. Violations may result, for example, in claims for damages as well as consequences under criminal, civil and consequences under criminal, civil and labour law. The employer reserves the right to monitor compliance with this regulation as well as the amendment or cancellation of the policy.

(3) Other legal regulations remain unaffected by this Policy. Should one or more of the provisions of this Policy are or become invalid or unenforceable in whole or in part, the validity of the rest of the Policy shall remain unaffected. Instead the ineffective or unenforceable provision or unenforceable provision shall be replaced by a valid or enforceable provision that comes as close as possible to the original intention. The same applies in the event of a gap in the Policy.

Attachment 1

The target picture is that the areas or departments of: Marketing, Sales & Recruitment, Degree Programs to be able to participate in the future. The areas currently designated to participate are:

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Präambel:

Die Frankfurt School of Finance & Management (FS) gGmbH hat sich im Zuge des Veränderungsprozesses der Arbeitswelt im digitalen Zeitalter entschieden, künftig in innovative Arbeitsplatzformen mit flexiblen Raum- und Nutzungskonzepten zu investieren. 
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§ 1 Gegenstand und Geltungsbereich

(1) Diese Policy regelt die Voraussetzungen und die Arbeitsbedingungen bei der Arbeit an flexibel genutzten Arbeitsplätzen; dies betrifft insbesondere die Auswirkungen auf die Arbeitsorganisation und die Arbeitstätigkeit.

(2) Die Policy gilt für alle Mitarbeiter, die in den in Anlage 1 genannten Bereichen bzw. Abteilungen der FS beschäftigt sind und grundsätzlich einer dauerhaften Tätigkeit im Büro nachgehen. Alle weiteren Unternehmensrichtlinien, Policies und Betriebsvereinbarungen behalten in ihrer jeweils aktuellen Fassung Gültigkeit und werden durch diese Policy lediglich ergänzt.

(3) Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die Verwendung der weiblichen und diversen Formen verzichtet. Die Bezeichnungen Arbeitnehmer, Mitarbeiter u. ä. umfassen sowohl die männliche, die weibliche als auch diverse Form.

§ 2 Begriffsdefinition

(1) Shared Desk meint das ressourcenorientierte und nicht länger personenorientierte zur Verfügung stehen von betrieblichen Arbeitsplätzen, in dem ein Arbeitsplatz von mehreren Beschäftigten genutzt wird.

(2) Shared Desk berührt nicht den Ort der Arbeitsverpflichtung. Insoweit bleiben arbeitsvertragliche und kollektivrechtliche Vereinbarungen und Regelungen unberührt.
 

§ 3 Einrichtung eines Shared Desk

(1) Den Mitarbeitern wird eine festgelegte Anzahl von arbeitsplatzbezogenen Aufbewahrungsmöglichkeiten zugewiesen. Diese sind so beschaffen, dass der Dienstlaptop und die weitere dem Mitarbeiter zugewiesene IT-Ausstattung darin aufbewahrt werden kann.

(2) Diese Aufbewahrungsmöglichkeiten können auch längere Zeit belegt werden um persönliche Gegenstände des Mitarbeiters zur verschließen (Locker). [MHB1] Die Anzahl der Locker orientiert sich am Bedarf der Arbeitnehmer und ist entsprechend durch den Arbeitgeber vorzuhalten.

(2) Das Verhältnis von Mitarbeitern zu Arbeitsplätzen entspricht 3:2. Dies bedeutet, dass für rund 100 Mitarbeiter rund 65 Arbeitsplätze vor Ort in der FS zur Nutzung vorgehalten werden.

(3) Die neu eingerichteten Shared Desk Arbeitsplätze werden einer Gefährdungsbeurteilung gemäß § 5 ArbSchG innerhalb der ersten 3 Monate nach Inkrafttreten dieser Policy unterzogen.

(4) Die Shared Desks werden mit zwei 19“ Zoll Flachbildschirm ausgestattet, dieser verbleibt am Arbeitsplatz. Die Arbeitsplätze sind mit einer Arbeitsfläche von mindestens 160 x 80 cm ausgestattet – ebenso stehen Arbeitsplätze mit höhenverstellbaren Schreibtischen [MHB2] zwischen 70 cm und 110 cm zur Verfügung auf die Mitarbeiter mit medizinischem Bedarf prioritären Zugriff haben. Der Bürostuhl ist für dauerhafte Bürotätigkeit geeignet und zugelassen.

(5) Den Mitarbeitern steht ferner eine individuelle Ausstattung zur Verfügung: Notebook, Taschen, externe Tastatur und Maus sowie ein Headset.

(6) Der Arbeitgeber wird darauf achten, dass alle Shared Desks barrierefrei zugänglich sind und von allen Mitarbeitern mit Handicaps genutzt werden können.
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§ 4 Nutzung eines Shared Desk

(1) Mitarbeitern im Geltungsbereich dieser POLICY / Richtlinie steht kein Anspruch mehr auf einen fest eingerichteten dauerhaft unveränderlichen Arbeitsplatz im Betrieb zur Verfügung. Die Mitarbeiter können alternativ auch außerhalb der Räumlichkeiten der FS im Rahmen der jeweils gültigen Fassung der „Betriebsvereinbarung Mobiles Arbeiten“ tätig sein.

(2) Möchte oder soll der Mitarbeiter im Betrieb arbeiten, so kann er über die Software "Shared Desk Booking" rechtzeitig einen betrieblichen Arbeitsplatz buchen und sich reservieren. Hierzu sucht er sich im Rahmen der verfügbaren Kapazitäten den für seine Arbeit optimalen Arbeitsplatz aus.

(3) Steht dem Mitarbeiter im Betrieb kein Shared Desk für die gewünschte Zeit zur Verfügung, so kann die Anweisung, im Betrieb zu arbeiten, nur für die Dauer von Meetings o.ä. erteilt werden. Sofern kein Shared Desk verfügbar ist, muss zunächst geprüft werden ob alternativ auch eine virtuelle Teilnahme am Meeting möglich ist.

(4) Die Buchung von Shared Desks ist über die Software für periodische Zeiträume im Voraus von 1 Woche möglich.
 

§ 5 Verlassen eines Arbeitsplatzes (Clean Desk)

(1) Spätestens am Abend eines Arbeitstages wird die Nutzung eines konkreten Arbeitsplatzes wieder von den Mitarbeitern und den Vorgesetzten zur Nutzung frei gegeben.

(2) Sofern sich der Mitarbeiter sich über das "Shared Desk Booking" einen betrieblichen Arbeitsplatz gebucht hat, so hat er sich hierzu auch wieder im System bei Beendigung seiner Tätigkeit auszubuchen. Auch dann, wenn ein Arbeitsplatz früher als gebucht verlassen wird, ist das vorzeitige Ausbuchen in der Software erforderlich, damit der Arbeitsplatz anderen Mitarbeitern zur Verfügung steht.

(3) Zum Ende der gebuchten Arbeitszeit, spätestens am Ende des Arbeitstages, müssen alle vom Mitarbeiter mitgebrachten Gegenstände, gleich ob persönlicher oder privater Natur, wieder mitgenommen werden. Am Arbeitsplatz darf vom Mitarbeiter kein persönlicher privater oder betrieblicher Gegenstand zurückbleiben.

(4) Der Schreibtisch ist durch den Mitarbeiter nach Freigabe für andere Mitarbeiter sauber und ordentlich zu verlassen. Ferner wird die Arbeitsfläche der Schreibtische regelmäßig durch die Reinigungsfirma gereinigt und sofern erforderlich aus pandemischen Gründen desinfizieren.

(5) Zum Schutz unternehmensrelevanter Informationen ist durch jeden Mitarbeiter die Informationssicherheitsleitlinie in der aktuellen Fassung zu beachten[MHB3] . Insbesondere die „Verhaltensregeln an mobilen Arbeitsplätzen“ (Anlage 10) sowie die „Richtlinie zur physischen Sicherheit“ (Anlage 14) sind unerlässlich im Kontext von Shared Desk durch den Mitarbeiter zu beachten und einzuhalten.

(6) Der Mitarbeiter verpflichtet sich, die Führungskraft unverzüglich darauf hinzuweisen, wenn erforderliche Hilfsmittel zur Umsetzung dieser Policy (z. B. verschließbare Behältnisse, Aktenvernichter, Schlüssel) nicht zur Verfügung stehen oder nicht funktionsfähig sind. Dokumente sind in diesem Fall bis zur Bereitstellung der erforderlichen Hilfsmittel oder der Wiederherstellung der Funktionsfähigkeit der Führungskraft zu übergeben, durch den Mitarbeiter unter Beachtung der FS Informationssicherheitsleitlinie mitzuführen oder anderweitig so zu verwahren, dass sie Unbefugten nicht zugänglich sind. Der Mitarbeiter ist zur Erfüllung der Vorgaben nur insoweit verpflichtet, als die Voraussetzungen zur Einhaltung der Vorgaben gegeben sind.
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§ 6 Software Shared Desk Booking

(1) Die Buchung von Shared Desk ist ausschließlich über die Software Shared Desk Shared Desk Booking möglich. Für die Nutzung dieser Software gilt die FS-Rahmen-BV IT in ihrer jeweils gültigen Fassung.

(2) Soweit aus arbeitsorganisatorischen operativen Gründen personenbezogene und personenbeziehbare Daten für das Buchungssystem zwingend erforderlich sind, werden diese ausschließlich für das informationstechnische System und den Buchungsprozess als solches verwendet, d. h. sie werden nicht zum Zwecke der Leistungsmessung, Leistungsbeurteilung sowie der Leistungs- und Verhaltenskontrolle ausgewertet. Personelle Maßnahmen dürfen nicht auf solche Daten gestützt werden.
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§ 7 Evaluation und Weiterentwicklung

(1) Jeder Mitarbeiter ist eingeladen, rechtzeitig und umfassend Anregungen und Verbesserungsvorschläge zum Shared Desk bei der Projektleitung einzubringen. Die Projektleitung verantwortet das Vorhaben.

(2) Zur Evaluierung der praktischen Umsetzung von Shared Desk und Clean Desk werden die Mitarbeiter spätestens 3 Monate nach Inkrafttreten dieser Policy durch den Arbeitgeber anonym befragt. Der Fragebogen ist im Vorfeld mit dem Betriebsrat abzustimmen und die Ergebnisse mit ihm als auch den Mitarbeitern zu teilen.

(3) Um eine bedarfsgerechte Weiterentwicklung zu gewährleisten, wird der Arbeitgeber mindestens jährlich Umfragen zur Zufriedenheit mit Shared Desk durchführen. Dies kann auch im Rahmen der regelmäßigen Mitarbeiterbefragung erfolgen.

(4) Etwaige Anpassungen an der Policy / Richtlinie werden entsprechend der praktischen Erfordernisse in Abstimmung mit dem Betriebsrat vorgenommen.  

(5) Führen die Anregungen des Mitarbeiters nicht zu gewünschten Veränderungen und fühlt sich der Mitarbeiter durch Shared Desk nicht optimal in seiner Arbeit unterstützt und gefördert, so hat er das Recht, sich mit einer Beschwerde an den Betriebsrat zu wenden. Hält der Betriebsrat die Beschwerde ganz oder teilweise für berechtigt, wird der Betriebsrat sich um einvernehmliche Abhilfe bemühen.
 

§ 8 Monitoring während der Pilotphase

(1) Mit Start des Piloten wird ein Monitoring angestoßen, dass in der Verantwortung der Steuerungsgruppe bestehend aus mindestens 3 Vertretern (Projektleitung, HR, BR) und in enger Abstimmung mit der Projektleitung liegt. Dies ist unabhängig von der geplanten Mitarbeiterumfrage nach drei Monaten.

(2) Es wird vierzehntägig unter Nutzung der entsprechenden Softwarefunktionalitäten der Shared Desk Applikation ein anonymisiertes „Nutzungsverhalten“ betrachtet. Dies gewährleistet konkret eine faktische Spieglung der Softwarenutzung und dabei auch die Mitarbeiterakzeptanz der neuen Arbeitswelt.

(3) Ziel ist eine zeitnahe Optimierung, wo notwendig, innerhalb der Pilotphase.
 

§ 9 Schlussbestimmungen

(1) Diese Policy tritt am 01.09.2022 in Kraft.

(2) Der Mitarbeiter ist dazu verpflichtet, den vorliegenden Policy im Rahmen des Weisungsrechts des Arbeitgebers Folge zu leisten. Verstöße können z. B. Schadensersatzansprüche sowie straf-, zivil- und arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Der Arbeitgeber behält sich Kontrollen der Einhaltung dieser Regelung sowie die Änderung oder Aufhebung der Policy vor.

(3) Sonstige gesetzliche Regelungen bleiben von dieser Policy unberührt. Sollten eine oder mehrere Bestimmungen dieser Policy ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so bleibt die Wirksamkeit der Policy im Übrigen davon unberührt. Statt der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung gilt eine solche wirksame oder durchführbare Bestimmung, die der ursprünglichen Intention am nächsten kommt. Gleiches gilt für den Fall einer Lücke in der Policy.

Anlage 1

Das Zielbild lautet, dass die Bereiche bzw. Abteilungen Marketing, Sales & Recruitment, Degree Programms zukünftig teilnehmen können. Die derzeit zur Teilnahme benannten Bereiche lauten:

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